Hjælp dine medarbejdere, når stress står for døren

Dorte er teamleder, og hun har netop haft en samtale med sin medarbejder Anne. Med lav stemme har Anne fortalt, at hendes læge har anbefalet hende at sygemelde sig med stress.

Efter samtalen føler Dorte ikke, at hun fik sagt det, hun gerne ville sige til Anne. Og hun var i tvivl om, hvordan hun skulle reagere i situationen. Dorte ville gerne have håndteret samtalen anderledes. Men ordet ‘stress’ udløste en underlig blanding af nervøsitet, irritation og handlingslammelse i hende.

Samtidig har snakken sat en masse tanker i gang hos Dorte. Burde hun som teamleder have opdaget signaler på stress hos Anne noget tidligere? Har hun presset Anne med for mange opgaver? Hvordan skal afdelingen klare sig uden Anne under en sygemelding? Og hvordan kommer Anne godt tilbage igen?

I denne artikel kan du læse om, hvordan du som leder kan sætte stress på dagsordenen på en professionel måde. Læs om, hvordan du kan tage dialogen med en medarbejder, der befinder sig i risiko- eller farezonen for at blive syg af stress.

De tre zoner

Ordet stress bruges ofte i flæng i vores arbejdsliv til at beskrive alt fra travlhed, til noget man kan blive alvorligt syg af. Overordnet kan man sige, at stress er en fysisk og psykisk reaktion på overbelastning. Det er ikke en sygdom, men man kan blive syg af længerevarende kronisk stress.

På arbejdspladsen er der behov for at have et sprog, der gør det muligt at drøfte og forholde sig til den usunde, skadelige stress. Den type stress, som påvirker vores helbred og arbejdsevne negativt. Det kan man gøre ved at tale om stress i tre zoner.

1. TRIVSELSZONEN
   Selv når vi trives og har det godt, kan vi opleve kortvarige perioder med stress og belastning. Men så længe belastningen og de tegn og symptomer, vi kan opleve, er korte og forbigående, er det en naturlig reaktion. Den hjælper os med at mobilisere energi og overkomme belastningen. De kortvarige og forbigående oplevelser af stress behøver dermed ikke nødvendigvis at være usunde.
2. RISIKOZONEN
   Længerevarende perioder med stress og belastning kan udløse en række fysiske og psykiske symptomer. De kan have negative konsekvenser for vores arbejdsevne og helbred. Vi reagerer alle forskelligt på overbelastning. Men der er nogle typiske faresignaler. Som tommelfingerregel skal du reagere, hvis du over en længere periode (3-4 uger) ofte eller hele tiden oplever stress-symptomer. Det kan være anspændthed, hovedpine, hjertebanken, ondt i maven, muskelspændinger, koncentrationsbesvær, vanskeligheder med at træffe beslutninger eller tænke klart, irritabilitet, træthed, søvnproblemer, tristhed, skyldfølelse eller manglende interesse for de ting, du foretager dig i hverdagen. Vær opmærksom på, at listen  ikke er udtømmende, og at ovennævnte symptomer kan skyldes andet end stress. Kontakt derfor altid din læge ved vedvarende bekymring.
3. FAREZONEN
   Hvis vi ikke kommer ud af stresstilstanden og tilbage i balance, kan stress få mere alvor­lige konsekvenser. De kan udgøre en egentlig fare for både helbred og arbejdsevne, hvilket kan resultere i sygemeldinger.

Læs også: 10 gode råd til dig, der er ramt af stress på jobbet

Tal om stress i fredstid

Undersøgelser peger på, at arbejdspladser, der har en åben kultur med et fælles sprog og tydelige fælles retningslinjer for håndtering af stress, lykkes bedre både med at forebygge stress og med at få medarbejdere godt tilbage, når stress står for døren.

Det betyder, at du som leder skal turde sætte stress på dagsordenen. Det duer ikke, hvis stress er et tabubelagt emne, som man ikke vil eller tør tale om. Omvendt skal man ikke blive så optaget af emnet, at man ser tegn på stress hele tiden og alle vegne. Du skal sigte efter, at I som arbejdsplads får det rette fokus. Og sørge for en professionel og systematisk tilgang til arbejdet med stress. Hvor trivsel og stress er noget, I naturligt og løbende forholder jer til på arbejdspladsen. I skal med andre ord tale om stress i fredstid.

Klare fælles retningslinjer for forebyggelse og håndtering af stress på arbejdspladsen skaber tryghed hos medarbejderne. Brug de tre zoner til at beskrive stress og hvilke tiltag og indsatser, I har hos jer, når det handler om at forebygge, opdage og reagere på tegn på stress.

Tag initiativ til dialog

Som leder bør du gå forrest og tage initiativ til at få etableret en dialog med medarbejderne om stress, og hvordan I håndterer stress. Dialogen er dit vigtigste ledelsesværktøj. Det handler langt hen ad vejen om tryghed, åbenhed og mod. Og det handler om at være nysgerrig, spørgende, lyttende og i øjenhøjde med medarbejderne. Hvis stress er et tabubelagt tema, kan det være en god idé, at I starter dialogen i fællesskab. Det kan fx være, hvis du fornemmer, at nogle medarbejdere er utrygge eller utilpasse med at være åbne omkring temaet.

Hold et fællesmøde

Sæt temaet på et fællesmøde, hvor du som leder tydeligt signalerer og opfordrer til, at man trygt kan henvende sig, hvis man bliver bekymret for, om man er på vej ud i en stress risiko- eller farezone. Orientér om, hvordan I som arbejdsplads forebygger og håndterer stress. Introducér til fælles retningslinjer eller evt. stresspolitik, hvis I har én. Sørg for, at der er plads til dialog og spørgsmål – og giv plads til elefanten i rummet.

Stress kan skabe frygt og skamfuldhed

Særligt i nogle arbejdskulturer vil der være en frygt for afskedigelse, degradering eller tab af status, hvis man rammes af stress. For nogle er stress skamfuldt og uforeneligt med deres selvbillede. Her er det vigtigt, at du som leder og I som arbejdsplads tydeligt italesætter, at alle kan rammes af stress, og at åbenhed er vejen til at forebygge usund stress. Jo før vi opdager og reagerer på tegn på usund stress, jo lettere er det at justere og forebygge negative konsekvenser for helbred og arbejdsevne.

Først skal der etableres en åben kultur, hvor du som leder kan fornemme, at der er en tryghed ved at tale om emnet. Derefter kan det være en god idé også at spørge systematisk ind til trivsel og stress i 1:1 samtaler med medarbejderne.

Vær ærlig og direkte

Ved bekymring for en medarbejder er det altid en god idé at række ud og invitere medarbejderen til en snak. Tøv ikke alt for længe. Det er ofte med til at forebygge en forværring, hvis der bliver handlet aktivt i forhold til de problemstillinger, som belaster medarbejderen.

Vær ærlig og direkte, når du henvender dig til medarbejderen. Sig eksempelvis: ”Jeg vil gerne snakke med dig, fordi jeg er bekymret for din trivsel/arbejdsbelastning”. Aftal et tidspunkt, der passer medarbejderen, og sørg for, at I har et passende lokale, hvor I kan sidde uforstyrret.

Inspirations-spørgsmål til dialogen

• Hvordan har du det i øjeblikket?
• Jeg har lagt mærke til/er blevet gjort opmærksom på…. Derfor er jeg bekymret for, om du er mere presset, end hvad godt er i øjeblikket?
• Er der forhold her på arbejdspladsen, der er med til at belaste dig?
• Hvordan kan jeg hjælpe med at prioritere opgaver, lægge en plan for de næste par uger, give støtte, råd, vejledning, feedback etc?
• Hvordan kan dine kollegaer støtte dig?
• Hvad kan du selv gøre for at forsøge at afhjælpe situationen/vende tilbage til trivselszonen?

Afslut samtalen med en tydelig fælles plan for, hvilke tiltag I sætter i værk, og hvornår I følger op. Lav allerede her en aftale om et opfølgningsmøde, hvor I sammen drøfter og ser på, om de tiltag, I har sat i værk, har haft en effekt.

Hvis medarbejderen er utryg

Hvis du som leder vurderer, at medarbejderen er utryg eller ikke har lyst til at være åben eller gå i dialog med dig, kan det kalde på en mere forsigtig og trinvis tilgang. Det kan være, at du er nødt til at spørge ind til medarbejderens trivsel ad nogle omgange og skabe tryghed først. Det kan gøres ved at forsikre medarbejderen om, at du spørger, for at I kan komme til at tale om, hvilke tiltag eller små justeringer I kan lave, for at medarbejderen kommer til at trives bedre.

Hvis stress kommer ind over dørtærsklen

Hvis de ting, I sætter i værk, ikke har en effekt. Eller, hvis du som leder, får en mistanke om, at medarbejderen er i farezonen, hvor der er brug for hurtig handling, kan det være nødvendigt at være mere tydelig som leder. Invitér medarbejderen til en dialog hurtigst muligt. Vær ærlig og direkte, når du inviterer. Sig for eksempel: ”Jeg vil gerne invitere dig ind til en dialog, fordi jeg er bekymret for din arbejdsbelastning”.

Skab et trygt rum for samtalen

De fleste stressramte i farezonen kan have udfordringer med at holde opmærksomheden og huske, hvad der bliver sagt. Derfor kan det for nogle være en hjælp at have en god kollega med til samtalen. Hvis du som leder orienterer medarbejderen om denne mulighed, er det vigtigt, at det bliver gjort på en måde, så medarbejderen ikke hører det som en trussel eller et optrappende element. Præcisér for eksempel, at det kun er, hvis medarbejderen selv oplever, at det kan være en støtte, og at det skal være en kollega, som medarbejderen er tryg ved.

Fortæl medarbejderen om din bekymring. Lyt og udvis forståelse. Kom med konkrete forslag til relevant støtte/tiltag, som I kan sætte i værk for at forsøge at reducere medarbejderens oplevelse af stress og belastning. Lav en aftale om et opfølgningsmøde, hvor I sammen drøfter, om tiltagene har haft en effekt.

Inspiration til bekymringsdialogen i farezonen

• Hvordan har du det?
• Jeg bekymret for, om du er mere presset, end hvad godt er i øjeblikket, derfor vil jeg gerne tale med dig om de forhold på arbejdspladsen, der er med til at belaste dig.
• Jeg vil foreslå, at vi sætter følgende tiltag igang (bortfald/prioritering af opgaver, hel eller delvist sygefravær, psykologhjælp mm.)
• Har du nogle andre forslag til, hvordan vi med det samme kan reducere pres/belastning for dig?
• Hvilken yderligere hjælp og støtte fra mig eller dine kollegaer kan du have brug for?

Hvad har en stresset medarbejder brug for?

Det er vigtigt, at du som leder tager medarbejderens oplevelse alvorligt og møder medarbejderen med professionel empati og forståelse. Og samtidig med det, skal du være bevidst om og blive i din rolle som leder. Hold fokus på arbejdet og på hvilke muligheder, der er her. Det er vigtigt at få sat handling i gang. Der skal handles så tidligt så muligt, da det er her, man med relativt små tiltag ofte kan gøre den største forskel.

Balance mellem hjælp, respekt og omsorg

Vær opmærksom på, at en stressramt medarbejder i farezonen kan være ude af stand til selv at komme med løsningsforslag eller se muligheder. Som leder kan det derfor være nødvendigt at styre og i et vist omfang, i højere grad tage ansvar for at træffe beslutninger og lægge en overskuelig plan.

Det kan være en svær balance at tage over og samtidig udvise respekt og omsorg for medarbejderens behov og ønsker, men jo bedre du kender medarbejderen og jo mere dialog, der har været forud i forløbet, jo større sandsynlighed er der for, at du lykkes.

Det vil altid være en individuel vurdering, om medarbejderen har brug for at være helt eller delvist sygemeldt. Det baseres på, hvordan medarbejderen har det og evt. lægens rådgivning. En deltidssygemelding i tide kan være det, der gør, at læsset ikke for alvor vælter.

En medarbejder i farezonen har ofte brug for

• Restitution 
  Den stressramte medarbejder, som er overbelastet, vil ofte være tilbøjelig til at forsøge at ‘arbejde sig ud af stressen’. Derfor kan det være en god idé at omlægge mødetider, aftale kortere arbejdsdage, fridage, perioder med afspadsering eller lignende.
• Planlægning
  Den stressramte medarbejder kan være ramt kognitivt, og derfor have vanskeligt ved at skabe overblik og prioritere selv. Det kan være en hjælp at få justeret på ansvar og opgaver og få konkret hjælp til prioritering. I den forbindelse er det også vigtigt med god dialog mellem leder og medarbejder. Til tider kan det være svært for den stressramte at have overblik over hvilke arbejdsopgaver, der stresser mest og hvilke, der lettest kan blive overleveret til andre. Ofte er der behov for, at lederen hjælper med at danne en ramme. Rammen kan skabe en klar forventningsafstemning samt en prioritering og ansvarsfordeling af opgaver til medarbejderen.
• Roller
  Den stressramte medarbejder kan ofte være kommet til at tage for meget ansvar og har svært ved at finde grænserne. Det kan være en hjælp at få tydeliggjort rollerne og ansvaret.
• Anerkendelse
  Den stressramte er ofte opfyldt af negative tanker om egen formåen. Her kan man som leder hjælpe med at sikre støtte og opbakning gennem f.eks. kollegial sparring, makkerpar på opgaver, mentorordning eller professionel rådgivning.

Læs også: Hjælp en medarbejder tilbage efter stress

—–
Lyt også til podcasten: Danmark har stress
– Adam Holm interviewer eksperter om, hvordan vi kan komme stress til livs.